就職活動メールのマナー 失礼にならない返信の仕方・書き方

就職活動において、企業の方や先輩とメールでやり取りすることは日常茶飯事です。

 

友達同士でのメールのやり取りならば出来るけれども、ビジネスや就職活動で書くメールはどのように書けば良いのかわからない方も多いでしょう。

 

今回は、就職活動メールのマナー、失礼にならない返信の仕方・書き方のコツをまとめました。

 


(1)メールタイトル(件名)はコンパクトに!

社会人は、少なくても一日数十通、多い人は百通を超える数のメールを受信しています。どのメールを優先的に見るかは、「メールタイトル」と「差出人」を見て決定していきます。(全てのメールを開いている人は少ないのでは…)

 

後回しにされたり、目を通して貰えない状況をつくらないために、メールタイトルの書き方を工夫していきましょう。

 

(例)

・OB訪問のお礼(就プラ大学 就職太郎)

・会社説明会のお礼(就プラ大学 就職太郎)

 

メールタイトルに、メール本文に記した内容を簡潔にまとめ、所属校と氏名を書きましょう。件名無しでメールを送ることは論外ですからね…。 

 

(2)書き出しは、誰に宛てたメールなのかを記入

メール本文には、まず誰宛のメールなのかを書くようにしましょう。

 

(例)株式会社●● 人事総務部 就職花子様

※(株)●●と略することはマナー違反です。

 

また、会社宛、会社の部署宛の組織宛には、「●●部 御中」、採用担当者宛の指定がある場合には、「採用ご担当者様」と記入しましょう。 

 

(3)自己紹介は必須

宛名を書いた後は、自己紹介をするようにしましょう。管理人が企業で人事をしていたときにも、自分が何者なのかを名乗らない学生からのメールが数多く届きました。

 

(例)こんにちは。就プラ大学の就職太郎と申します。

 

意外と同姓同名の方も存在するため、氏名と大学名は合わせて使うようにしてください。

 

(4)本文の改行位置に気を配り、見やすさを意識する

メールを送信した相手が読みやすいように適度に改行をするようにしましょう。

 

採用担当者がメールを確認する際は、PCでの確認が主流となるため、一行は全角30から35文字程度におさめることをお勧めします。

 

※相手のメーラーにより、表示が異なるため一概に●●文字で改行すれば完璧とは言えませんのでご注意を…。

 

(5)メール本文の最後には署名をつける

メール本文の最後には署名をつけるようにしましょう。シンプルなもので構いませんが、普段メインで使っているアドレス以外にも、携帯電話番号や携帯のメールアドレスも入れるようにしておきましょう。緊急で連絡を取る際に企業側からしても便利です。

 

(例)

━━━━━━━━━━━━━━━━━━

就プラ大学●●学部●●学科 3年

就職 太郎

 

携帯:090-1234-5678

e-mail:shuupura@×××.com

e-mail(携帯):shuupura@□□□.ne.jp

━━━━━━━━━━━━━━━━━━

 

(6)事務的・定型的なメールではなく、一工夫する

基本的には今まで紹介してきたポイントに沿って目的を簡潔に記していけば問題ありませんが、それだけだと少し事務的になりすぎることもあります。目的以外の言葉も少し盛り込むことで、事務的な印象を薄めることが出来ます。

 

(例)

先日は貴重なお時間をありがとうございました。

●●様の話を伺う中で、事業内容への理解が深まり、

貴社で働く姿をイメージすることが出来ました。

 

(7)メールアドレスの綴りにも注意!

Webメール等を活用する際、作成するメールアドレスの綴りに注意してください。明らかに自らの趣味がわかるようなアドレスの使用は控えたほうが無難です。例えば「○○777@.×××.□□」などはギャンブル好きな感じが伝わりますよね…。

 

また新しくメールアドレスを作成するならば、個人的にはGmailがおススメです。迷惑メールの数が圧倒的に少なく、フィルタ機能等も使いやすいため、作業効率が格段に高まりますよ。

【最後に…】メールでのやりとりは、直接会話をするときのように、仕草や表情などで自分の感情や意図を伝えることが出来ません。上記を意識して、失礼のないコミュニケーションを取ってくださいね。

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